การส่งเอกสาร

เอกสารบางเรื่อง อาจปฏิบัติงานแล้วจบขั้นตอนหรือ เก็บเรื่องในหน่วยงานของผู้ใช้เอง แต่จะมีเอกสารบางเรื่อง ที่ต้องเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่นๆ ภายในองค์กรดังนั้นผู้ใช้จะต้องจัดส่งเอกสารไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยกดเมนู ส่ง เพื่อเลือกหน่วยงานที่ต้องการส่งเอกสาร หน้าจอการส่งเอกสาร มีดังต่อไปนี้

1. เลขที่เอกสาร คือ เลขที่ของเอกสารที่กำลังจะส่ง
2. เลขทะเบียน คือ เลขทะเบียนของเอกสาร (เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เอกสารบันทึกภายใน) ที่กำลังจะส่ง
3. เรื่อง คือ ชื่อเรื่องของเอกสารที่กำลังจะส่ง
4. ส่งถึง คือ รายชื่อผู้รับที่ต้องการส่งให้ โดยไม่มีเอกสารต้นฉบับ (ตัวกระดาษ)
5. ส่งถึงพร้อมต้นฉบับ คือ รายชื่อผู้รับที่ต้องการส่งให้ โดยมีเอกสารต้นฉบับ (ตัวกระดาษ)
6. สำเนาถึง คือ รายชื่อผู้รับที่ต้องการส่งให้เพื่อทราบ โดยไม่มีเอกสารต้นฉบับ (ตัวกระดาษ)
7. สำเนาถึงพร้อมสำเนา คือ รายชื่อผู้รับที่ต้องการส่งให้เพื่อทราบ โดยมีเอกสาร (ตัวกระดาษ) ฉบับสำเนา ส่งมาให้ด้วย
8. วัตถุประสงค์ คือ คือวัตถุประสงค์ของการส่งงาน ประกอบด้วย
   • เพื่อโปรดพิจารณา คือ การส่งเพื่อให้ผู้รับ พิจารณาเห็นชอบ หรือไม่เห็นชอบ
   • เพื่อโปรดอนุมัติ คือ การส่งเพื่อให้ผู้รับ พิจารณาอนุมัติ หรือไม่อนุมัติ
   • เพื่อโปรดดำเนินการ คือ การส่งเพื่อให้ผู้รับ นำเอกสารไปดำเนินการต่อ
   • เพื่อโปรดทราบ คือ การส่งเพื่อให้ผู้รับรับทราบ
   • เพื่อนำส่งเอกสาร คือ การส่งเพื่อนำส่งเอกสาร (ตัวกระดาษ) ให้กับผู้รับ และผู้รับจะต้องยืนยัน รับเอกสาร หรือตีกลับ
   • อื่นๆ ให้ผู้ใช้งานระบุเหตุผลของการส่งเพิ่มเติม ในช่อง "เสนอ/สั่งการ"
9. เสนอ/สั่งการ คือ รายละเอียดเพิ่มเติม การเสนองาน หรือการสั่งการ
10. ดำเนินการภายในวันที่ คือ วันกำหนดที่ต้องการให้ผู้รับงานดำเนินการให้แล้วเสร็จ
11. แจ้งเตือนผ่านอีเมล คือ การกำหนดให้ระบบส่งอีเมล เพื่อแจ้งเตือนผู้รับ รับทราบว่ามีเอกสารเข้า สามารถแบ่งได้เป็น
    • ส่งถึง ในกรณีที่เลือกส่งถึง ผู้รับทั้งหมดที่อยู่ในช่อง ส่งถึง และ ส่งถึงพร้อมต้นฉบับ จะได้รับอีเมลแจ้งเตือน
    • สำเนาถึง ในกรณีที่เลือกสำเนาถึง ผู้รับทั้งหมดที่อยู่ในช่อง สำเนาถึง และ สำเนาถึงพร้อมสำเนา จะได้รับอีเมลแจ้งเตือน

เมื่อเลือก ส่งถึง ส่งถึงพร้อมต้นฉบับ สำเนาถึง หรือ สำเนาถึงพร้อมสำเนา ระบบจะแสดงหน้าต่างเพื่อค้นหาผู้รับเอกสาร

ประเภทผู้รับเอกสาร มีทั้งหมด 3 ประเภท คือ

1. หน่วยงาน คือ การส่งเอกสารไปยังหน่วยงานตามผังรายชื่อหน่วยงาน เช่น ส่งถึง หน่วยงาน อจส. เป็นต้น
2. บุคคล คือ การส่งเอกสารไปให้ยังบุคคล เช่น ส่งถึง คุณสมหมาย แม้นงาม เป็นต้น
3. กลุ่ม คือ การส่งเอกสารไปให้หลายผู้รับพร้อมๆกัน ตัวอย่างเช่น กลุ่มผู้อำนวยการ กลุ่มผู้ช่วยผู้ว่าการ เป็นต้น ผู้ใช้งานสามารถสร้างกลุ่มไว้สำหรับใช้งานเองได้ โดยเข้าที่ เมนูจัดการกลุ่มส่วนตัว

วิธีการเลือกผู้รับ มีดังต่อไปนี้

1. เลือกประเภทผู้รับ
2. ระบุคำค้นหา
3. กดค้นหา
4. เลือกรายการผู้รับที่ต้องการ สังเกตว่าผู้รับที่ถูกเลือก จะปรากฏในช่องจำนวนผู้รับ
5. เมื่อเลือกผู้รับครบตามที่ต้องการแล้ว ให้เลือก "ตกลง"

การส่งผ่าน

การส่งผ่าน คือ การส่งเอกสารผ่าน ผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อพิจารณาหรืออนุมัติ ก่อนส่งเอกสารไปให้หน่วยงานปลายทาง ตัวอย่างการใช้งาน เช่น ผู้ใช้งานสามารถเลือกส่ง ผ่านหน่วยงาน ก. เพื่อเห็นชอบ ผ่านหน่วยงาน ข. เพื่อเห็นชอบ และถึงหน่วยงาน ค. เพื่ออนุมัติ โดยจะมีภาพ workflow ดังต่อไปนี้

วิธีการระบุข้อมูลหน้าจอ ตามกรณีตัวอย่าง มีดังต่อไปนี้

1. เลือก "เพิ่มส่งผ่าน" ตามจำนวนส่งผ่านที่ต้องการ (ตามกรณีตัวอย่าง คือ 2 ครั้ง)
2. ระบุหน่วยงาน ก. และระบุวัตถุประสงค์ของการส่งเอกสาร ผ่านหน่วยงาน ก.
3. ระบุหน่วยงาน ข. และระบุวัตถุประสงค์ของการส่งเอกสาร ผ่านหน่วยงาน ข.
4. ระบุหน่วยงาน ค. และระบุวัตถุประสงค์ของการส่งเอกสาร ไปให้หน่วยงาน ค.

หมายเหตุ การส่งผ่าน จะไม่สามารถเลือกส่งเป็นกลุ่มได้ จะส่งไปยังหน่วยงานหรือบุคคลได้เท่านั้น และสามารถเลือกผู้รับได้เพียงหนึ่งผู้รับต่อการส่งหนึ่งผ่าน เท่านั้น

แบบการส่งเอกสาร

สำหรับผู้ใช้งานที่มีการส่งเอกสาร ในรูปแบบซ้ำๆ หรือส่งแบบเดิมๆ เป็นประจำ เพื่อเป็นการประหยัดเวลาการส่งเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถกำหนดรูปแบบการส่งเอกสารนั้น ให้เป็นแบบการส่งเอกสาร (Template) ได้ที่เมนูจัดการแบบส่งเอกสาร

การเพิ่มแบบส่งเอกสาร

1. เลือกที่ชื่อผู้เข้าใช้งานระบบ
2. เลือกจัดการแบบส่งเอกสาร
3. หลังจากเข้าเมนูจัดการแบบส่งเอกสารแล้ว ให้เลือกที่ "+เพิ่มแบบส่งเอกสาร"
4. ให้ผู้ใช้งานตั้งชื่อแบบส่งเอกสาร และกำหนดผู้ที่สามารถใช้แบบเอกสารนี้
5. กำหนดรายละเอียดแบบส่งเอกสาร ได้แก่ ส่งถึง ส่งถึงพร้อมต้นฉบับ สำเนาถึง สำเนาถึงพร้อมสำเนา ส่งผ่าน วัตถุประสงค์ของการส่งงาน การเสนอ/สั่งการ และการแจ้งเตือนอีเมล
6. เมื่อระบุข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้วให้กด บันทึก

การนำแบบส่งเอกสารไปใช้งาน

เมื่อถึงเวลาที่ต้องการส่งเอกสารจริง ผู้ใช้งานสามารถเลือกแบบส่งเอกสารได้ โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้

1. เลือกที่ "เลือกแบบส่งเอกสาร"
2. เลือกแบบส่งเอกสารตามที่บันทึกไว้ก่อนหน้า
3. ระบบจะระบุข้อมูลการส่งให้อัตโนมัติ ตามแบบส่งเอกสารที่กำหนดไว้

ตัวอย่างการส่งเอกสาร

ตัวอย่างการส่งเอกสาร ที่ไม่มีเอกสารต้นฉบับ (ตัวกระดาษ)

ตัวอย่างการส่งเอกสาร ที่มีเอกสารต้นฉบับ (ตัวกระดาษ)

ตัวอย่างการส่งเอกสาร เพื่ออนุมัติ

ตัวอย่างการส่งเอกสาร เพื่อพิจารณาและอนุมัติแบบส่งผ่าน